En otras columnas hemos hablado de lo importante que es tener el control de la actividad principal de la organización, un área que NO se debe externalizar por ningún motivo. Ya que al momento de meditar   sobre la externalización de actividades debemos ver bien cuales son las áreas que se pueden externalizar al interior de la empresa, y que como visión estratégica este proceso puede entregar ventajas que algunas PYMES no han podido observar. El tomar esta decisión nos puede entregar mejoras en la competitividad y la rentabilidad tanto al interior como al exterior de la organización, los costos fijos se transforman en variables por lo tanto se reducen los coste, como lo hemos conversado en otras oportunidades, y nos permite poner el foco 100% en el corazón de la empresa para de esta manera dedicar nuestros esfuerzos al desarrollo y crecimiento de la organización. En algunos países esta tendencia, de externalizar algunas áreas, ha crecido fuertemente y tal parecer que seguirá en alza por los próximos años.

En la actualidad las áreas que mas comúnmente se externalizan son las áreas de administración, finanzas, tecnología, marketing y comercial que se dejan en manos de empresas especializadas. Ya que muchas veces externalizar significa, entregar servicio con mayor calidad y expertiz, a un menor coste para el cliente, y que para el empresariado entrega la posibilidad de superar la falta de recursos propios. Hoy por hoy existen organizaciones de menor escala que solicitan, por ejemplo, un responsable de marketing y su única opción de contar con un profesional altamente capacitado es externalizando. Este tipo de estrategia de optimización de recursos propios , refiriéndonos a la externalización, se ha adaptado muy bien en las grandes empresas y transnacionales, NO así las PYMES y las Micro-empresas ya que estas se sitúan en una condición de perdida de poder al interior de la organización. No obstante, ya sea por comodidad, por falta de recursos propios o por rentabilidad, la externalización es una oportunidad para la pyme y una herramienta útil para el crecimiento y desarrollo de la empresa.

En el momento de plantearse la externalización de alguna de las áreas de tu empresa se debe encontrar el equilibrio entre las actividades que seguirá desempeñando la empresa internamente y aquellas que dependerán de un tercero, ya que esta decisión significa “re-ordenar procesos“, aquí algunos puntos que debemos revisar al momento de estar pensando en estos servicios:

• Se debe analizar, qué externalizar y hasta dónde?, qué hace exactamente la persona o departamento a externalizar? Esto para que no queden “lagunas“ o actividades sin gestor.

• Conocer el precio que nos costara, analizando la oferta del mercado y cuáles cubren las expectativas.

• Dentro del ITEM anterior, la rentabilidad de la función a externalizar antes y después de hacerlo.

• Cuando se delegan funciones a un tercero debe documentarse de común acuerdo en el que se detalle el nivel de servicio que se contrata.

Ceder la administración y gestión de algunas áreas de la organización nos entrega muchas ventajas, por ejemplo mejorar la competitividad, en el caso especifico de las PYMES. Aunque sumado a lo anterior también podremos obtener una mayor flexibilidad de los procesos y , siendo reiterativos, reducción de costes. A esto sumar el beneficio de poner el “foco“ en el negocio y aprovechar el talento que ya posee la empresa, a las áreas claves de la industria, mejorar procesos y productividad, reducir el riesgo de la inversión relacionada con las actividades externalizadas, liberar recursos internos para otras actividades, acceder a soluciones de vanguardia, aumentar ventas, mejorar la capacidad de adaptación al mercado y de control sobre el propio negocio…